數(shù)據(jù)就像石油，需要提純加工方能顯價值。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是“數(shù)據(jù)石油”的重要來源，企業(yè)需要遵循分級分類的管理思想，通過平臺化、智能化和安全化的管理方法，才能構(gòu)建出完整的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理體系，圍繞業(yè)務(wù)價值，推動非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)向資產(chǎn)轉(zhuǎn)化，助力企業(yè)騰飛。
-源自中信國安建工信息中心主任林曉東分享實錄整理
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中信國安建工集團有限公司隸屬于中國中信集團旗下的中信國安集團，中信集團資產(chǎn)規(guī)模超過7.5萬億元，連續(xù)10年榮列世界500強。中信國安建工集團總資產(chǎn)約105億元，位列“四川省企業(yè)100強”，擁有建筑工程施工總承包特級資質(zhì)、建筑行業(yè)設(shè)計甲級資質(zhì)，以及12項壹級資質(zhì)。主要從事建筑工程施工總承包、房地產(chǎn)開發(fā)、市政、路橋、機電設(shè)備安裝、裝飾、建筑設(shè)計、建筑設(shè)備租賃、建筑材料生產(chǎn)、貿(mào)易、投資等業(yè)務(wù)。
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自2009年以來，公司的信息化建設(shè)共歷經(jīng)四個階段，逐漸形成了現(xiàn)今的信息化體系。在建設(shè)過程中，始終秉持著“先進、實用、高效、安全、規(guī)范、智能”的十二字方針，與時俱進、不斷融入智能化的元素，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展注入了新的活力。
信息化總體架構(gòu)：131511平臺
1：一個私有云平臺。實現(xiàn)桌面與服務(wù)器虛擬化，將所有業(yè)務(wù)運行在云端，顯著提高了資源的利用率和管理效率，以及數(shù)據(jù)的安全性；
3：三大管理信息系統(tǒng)：協(xié)同OA管理系統(tǒng)及門戶、綜合項目管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)；
1：一個報表平臺：匯集工程、商務(wù)、財務(wù)281項統(tǒng)計數(shù)據(jù)于一體的管理報表平臺，為各級管理提供輔助決策依據(jù)；
5：五大應(yīng)用系統(tǒng)：服務(wù)于集團供應(yīng)鏈的招評定采的集采平臺，服務(wù)于工程物資進場驗證的過磅稱重系統(tǒng)，服務(wù)于稅務(wù)的發(fā)票系統(tǒng)，服務(wù)公司印章嚴控的物聯(lián)網(wǎng)印章管理系統(tǒng)，服務(wù)于工程生產(chǎn)指揮的視頻監(jiān)控系統(tǒng)；
1：一個服務(wù)生產(chǎn)前端的實名制及智慧工地管理系統(tǒng)；
1：一個集合知識庫和文檔管理的系統(tǒng)平臺。▼
公司的文檔管理系統(tǒng)是從2016年開始建設(shè)的，在這之前就已經(jīng)產(chǎn)生了很多關(guān)于這方面的需求和痛點，主要分為業(yè)務(wù)和技術(shù)兩個方面。
在業(yè)務(wù)方面，我們的施工企業(yè)涉及眾多相關(guān)方（包含咨詢、設(shè)計、業(yè)主、監(jiān)理、政府、供應(yīng)商等），項目分布在全國，溝通頻繁，產(chǎn)生大量文件需要進行保管和沉淀；
同時，我們的人員流動性較強，造成很多資料存放混亂，成果查找困難、不完整，或者遺漏和缺失，尤其是對于一些清單、報價等具有保密性和安全性要求的文件，存在失控風險；
再一個就是知識的管理和復(fù)用，包括施工組織設(shè)計、專項方案、策劃文案、工藝工法等，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展需求日益凸顯。
在技術(shù)方面，我們發(fā)現(xiàn)對于一些過程性的文件，比如圖紙、照片、影像、紙質(zhì)資料等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，我們?nèi)鄙僖粋€完整的文檔控制和協(xié)同平臺，以更好地從海量的、類型復(fù)雜的工程數(shù)據(jù)中迅速找出、挖掘出數(shù)據(jù)價值，進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)賦能智能化和人員賦能價值化。▼
由于非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)數(shù)量大、范圍廣、數(shù)據(jù)狀態(tài)繁雜，涉及部門、人員和系統(tǒng)眾多，正所謂牽一發(fā)而動全身。因此，必須充分做好前期的梳理、調(diào)研以及整體的架構(gòu)設(shè)計，才能順利開展非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)的治理。
非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)管理平臺 —應(yīng)用架構(gòu)
這個架構(gòu)圍繞數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)安全、元數(shù)據(jù)管理、內(nèi)容管理和文檔全生命周期管理等方面，搭建公司非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺，在公司內(nèi)部打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的壁壘，在統(tǒng)一的平臺之上規(guī)范非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)的管理，同時融合元數(shù)據(jù)管理和內(nèi)容管理。
有了這個整體架構(gòu)的規(guī)劃和設(shè)計之后，我們就進行了調(diào)研和招投標比選。最終，我們發(fā)現(xiàn)鴻翼的ECM智能內(nèi)容管理理念和我們是高度契合的，然后就一直合作到現(xiàn)在，有七八年的時間了。▼
常言道，“三分技術(shù)，七分實施”。賦能企業(yè)內(nèi)容管理，上系統(tǒng)只是走了一小步，后面的實施才是能夠體現(xiàn)和挖掘系統(tǒng)能力的關(guān)鍵部分。實施涉及公司各個層級、各個部門的眾多人員、系統(tǒng)及工作流程，需綜合考慮制度、標準、趨勢、文化、傳統(tǒng)等要素對于項目的影響作用。
我們按照項目管理流程的要求，針對公司非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)管理具體目標和內(nèi)容，進行了統(tǒng)籌規(guī)劃、構(gòu)建運行、監(jiān)控評價、改進優(yōu)化四個階段的流程控制，并通過充分調(diào)研、宣貫和培訓(xùn)、設(shè)置模板等手段強化員工對項目的認知和接受程度。
首先，我們讓各部門列出相應(yīng)的文檔架構(gòu)和所需文檔的重要性等級，并統(tǒng)一進行權(quán)限管理。同時，我們找到了關(guān)鍵用戶進行溝通，并針對不同規(guī)模、類型分公司和項目進行駐點溝通，最終設(shè)計出相應(yīng)的文檔歸檔模板，包括符合GB/T 50328《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》當中一些規(guī)定和建設(shè)要求。
實施過程中，我們也認識到管理的重要性，推動一個系統(tǒng)的應(yīng)用需要改變員工的工作行為，靠自我驅(qū)動的難度是很大的。因此，我們需要有管理制度和績效考核的跟進，才能保障系統(tǒng)的實施和推進起到作用。
比如，從16 年到現(xiàn)在每一個季度的工程質(zhì)量安全大檢查，都采用文檔管理系統(tǒng)當中涉及到項目上的部分給項目人員打分的，并進入到他們的季度總考評分里面去，這一塊多年來一直堅持做了下來。
同時，遵循法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、內(nèi)部管控要求，公司多次下發(fā)紅頭文件，編制系統(tǒng)指導(dǎo)手冊規(guī)范員工的工作行為，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)滿足數(shù)據(jù)風險控制、數(shù)據(jù)安全和隱私的要求。
總的來說，通過上線鴻翼文檔管理系統(tǒng)，我們克服了人員流失造成的資料丟失問題，實現(xiàn)了項目資料的安全管理，滿足了建筑施工行業(yè)文檔管理合法合規(guī)、風險控制等要求。
現(xiàn)在，我們的數(shù)據(jù)存儲容量已經(jīng)達到了16T左右，整個系統(tǒng)對業(yè)務(wù)產(chǎn)生了積極影響，提高了工作效率和管理水平。▼
下面，我們結(jié)合一些具體的工程應(yīng)用場景和應(yīng)用效果來做一些介紹。
首先是文檔的全生命周期管理。自從系統(tǒng)上線7年以來，工程項目文件的創(chuàng)建、交付、更新和版本控制等文檔周期可追溯，文檔的增、刪、改、查、分享、編輯、協(xié)作、外鏈、評論一站式搞定。工程項目年度的“三標一體”認證核查記錄資料實現(xiàn)以文檔管理系統(tǒng)為主。
第二個是同步歸檔。實際上，要求將所有散存在員工個人工作電腦中的文件歸檔到系統(tǒng)里面是很難的，而且會增加相應(yīng)人員的工作量，影響時效性。而且，公司管理制度規(guī)定需要上傳的資料有十五類，日常歸檔工作比較繁重。
比如說，我們要求生產(chǎn)管理人員把每天早會的視頻，項目上的質(zhì)量安全、生產(chǎn)管理等資料必須要上傳到系統(tǒng)，如果通過人工的方式去處理，每天自己先做一道，然后再去傳一道，那肯定是難度很大的。
于是，我們通過桌面云+鴻翼同步盤功能，實現(xiàn)了所有的用戶和部門自動將成果文件同步歸檔到標準的歸檔文件夾中去，實現(xiàn)“做一不二”，保證了資料的準確性，減少了工作量，使員工更愿意接受這個新系統(tǒng)。
第三個應(yīng)用是跨部門協(xié)作共享。公司業(yè)務(wù)活動中，有大量文件需在部門內(nèi)、部門間傳遞，但使用口徑不統(tǒng)一，文件分散、無版本控制而導(dǎo)致信息傳輸有誤，影響工作。
比如，在招投標過程中，市場營銷部門和工程、商務(wù)部門之間的合作有一個文檔交接過程。如果使用項目管理系統(tǒng)當中“表單+流程”的方式去做，雖然也可以，但是這些文件太大（如招標文件或中標文件一般都是幾個G），采用表單掛接、以附件流轉(zhuǎn)時上傳下載速度會很慢，而且查閱和協(xié)作都會很麻煩。
我們使用鴻翼文檔管理系統(tǒng)的協(xié)作共享功能，通過明確文檔創(chuàng)建者、文檔移交者、文檔審閱者、文檔使用者的權(quán)限，在同一個文檔上面進行規(guī)范化操作，保證了文檔數(shù)據(jù)的準確性、及時性、一致性、安全性，解決了部門之間的協(xié)作問題。
同時，對于市場營銷部、工程管理部、商務(wù)管理、財務(wù)管理和法務(wù)管理來說，還有大量的跨部門以及委外的外部文件協(xié)作問題，也都可以通過系統(tǒng)來管理解決。
第四個應(yīng)用是知識管理。當企業(yè)的系統(tǒng)文檔積累到一定階段時，系統(tǒng)將積累的大量實踐經(jīng)驗和優(yōu)秀的工程方案、作業(yè)標準等。我們工程部門采用規(guī)范的文檔結(jié)構(gòu)，靈活設(shè)置文檔分類，梳理每一崗位用戶對于文檔的使用權(quán)限，授權(quán)各級用戶只能對權(quán)限內(nèi)的文檔進行操作。
如此形成的知識庫可用于新項目的快速復(fù)用，實現(xiàn)知識傳遞，極大的縮短了新項目的準備時間，提升了新項目的成功概率，從而達到不斷提升工程整體項目管理水平的目的。
第五個應(yīng)用是文件傳播。可以利用文檔管理系統(tǒng)安全的內(nèi)鏈、外發(fā)功能，結(jié)合二維碼技術(shù)實現(xiàn)文檔便捷、無紙化傳播。
這個也是我們自己挖掘的一個內(nèi)容，大量的紙質(zhì)文件的傳遞分發(fā)是行政辦公的一個痛點，例如我們一年要開幾次管理大會，以前需要準備很多的紙質(zhì)資料打印出來交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)以及參會人員，對會務(wù)管理人員來說工作量很大、成本也很高。現(xiàn)在我們采用了文檔管理系統(tǒng)內(nèi)鏈、外發(fā)的功能，內(nèi)容通過安全授權(quán)后轉(zhuǎn)換成二維碼，每個參會人員掃一下二維碼就可以獲取全套資料了，哪怕后面文檔有修改，也不用通宵的重新去輸出一大堆紙質(zhì)文件，直接修改電子檔就好了。
還有就是智慧工地的觀摩，需要用到的一些企業(yè)宣傳和工藝工法的內(nèi)容資料，通過鴻翼文檔的安全外發(fā)功能，可以靈活設(shè)置它的查看權(quán)限以及下載的時間和次數(shù)等；包括一些指導(dǎo)手冊、崗位手冊等都可以用二維碼的形式進行傳播利用，安全便捷成本低。
第六個應(yīng)用是系統(tǒng)集成。
信息系統(tǒng)（如協(xié)同OA管理系統(tǒng)、綜合項目管理系統(tǒng)等）中多以表單的形式進行流轉(zhuǎn)，需要辦理的文檔通常作為表單的附件，其中既有word或pdf等格式的文本文檔，也有多種格式的圖片、音視頻文件等。
這些非結(jié)構(gòu)化文檔只能借助其所依附的表單信息或者簡單的文件標題等數(shù)據(jù)加以檢索和利用，檢全率低，開發(fā)利用不足，難以開展深度的數(shù)據(jù)挖掘與分析。
所以，我們要把整個公司的文件資料和信息統(tǒng)一收集在一個文檔庫里面，目前我們做了多個應(yīng)用系統(tǒng)的附件的集成，然后對其元數(shù)據(jù)、文件關(guān)聯(lián)等數(shù)據(jù)治理的方面也在不斷的完善，也為下一步更高階和更有價值的一些應(yīng)用（比如AI）打好了基礎(chǔ)。
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自動生成方案：利用上傳工程方案文檔后，通過人工智能技術(shù)（NLP）解析，提取項目特征，例如建筑面積、建筑高度、建筑業(yè)態(tài)等信息。后期結(jié)構(gòu)化文檔，以達到簡單的輸入和快捷的專業(yè)類型選擇，快速自動組合生成方案。
語音交互：文檔管理系統(tǒng)平臺增加語音識別功能，快速檢索查找出業(yè)務(wù)信息，并自動提醒并推送關(guān)聯(lián)資料，實現(xiàn)文檔的有效應(yīng)用。
文檔助手：利用人工智能語言模型，實現(xiàn)在線問答與輔助編寫。“未來，數(shù)據(jù)必將成為一種新型的生產(chǎn)要素。公司的信息化建設(shè)需要一步一個腳印，踏實向前，從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化（反映業(yè)務(wù)）、數(shù)據(jù)智能化（輔助業(yè)務(wù)）、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化（數(shù)字業(yè)務(wù)），一直到數(shù)據(jù)服務(wù)化（驅(qū)動業(yè)務(wù)），久久為功，方能行穩(wěn)致遠，才能實現(xiàn)從數(shù)據(jù)資源到數(shù)據(jù)資產(chǎn)的轉(zhuǎn)變?！敝行艊步üば畔⒅行闹魅握f道。
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