編者按：近日，鴻翼攜手?jǐn)?shù)產(chǎn)集團(tuán)打造的湖北聯(lián)投文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目作為推薦案例以《數(shù)智融合推進(jìn)檔案管理新變革——以湖北聯(lián)投集團(tuán)文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目為例》為題在湖北數(shù)字產(chǎn)業(yè)聯(lián)合創(chuàng)新研究院發(fā)布，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新利用提供了可借鑒的范式。以下為轉(zhuǎn)載的文章內(nèi)容。
——以湖北聯(lián)投集團(tuán)文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目為例
王正臣1，王雨婷1，何界先1，洪建兵2，俞潔2
（1.湖北省數(shù)字產(chǎn)業(yè)發(fā)展集團(tuán)，武漢430060；
2.上海鴻翼軟件技術(shù)股份有限公司，上海201800）
摘要：隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)和人工智能蓬勃發(fā)展，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，成為企業(yè)構(gòu)建核心競爭力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略支撐。本文以數(shù)產(chǎn)集團(tuán)承建的湖北聯(lián)投文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目為例，系統(tǒng)剖析新時(shí)代背景下檔案管理建設(shè)背景、實(shí)踐路徑、項(xiàng)目價(jià)值與未來規(guī)劃，旨在為企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供實(shí)踐范式，助力企業(yè)在數(shù)字化、智能化浪潮中提升檔案管理效能，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。
關(guān)鍵詞：數(shù)字經(jīng)濟(jì)；檔案管理；文件檔案一體化平臺(tái)；數(shù)字化轉(zhuǎn)型
檔案信息化建設(shè)作為國家信息產(chǎn)業(yè)戰(zhàn)略布局的重要組成，在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展、促進(jìn)社會(huì)全面進(jìn)步中扮演著不可或缺的角色。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，到2025年，要實(shí)現(xiàn)新一代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，深化信息化與檔案事業(yè)各環(huán)節(jié)的融合，全面提升檔案管理的數(shù)字化、智能化水平，推動(dòng)檔案工作基本完成數(shù)字轉(zhuǎn)型[1]。
國家檔案局相繼出臺(tái)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》《推進(jìn)機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)施辦法（試行）》[2]等政策文件，從制度層面構(gòu)建起文件與檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范框架，推動(dòng)業(yè)務(wù)一體化發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)提供明確的行動(dòng)指南與實(shí)施細(xì)則，確保檔案信息化建設(shè)有章可循、規(guī)范有序。
在國家戰(zhàn)略的強(qiáng)力推動(dòng)下，檔案管理領(lǐng)域迎來了深刻變革，從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化、智能化的轉(zhuǎn)型成為必然趨勢，為企業(yè)在新時(shí)代背景下提升核心競爭力提供了新的路徑。作為省屬大型國有控股公司，湖北聯(lián)投積極貫徹落實(shí)國家檔案數(shù)字化戰(zhàn)略部署，將檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃?；跀?shù)據(jù)全生命周期理念，建設(shè)文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目完成湖北聯(lián)投數(shù)據(jù)全面整合與集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)文件、檔案、知識(shí)的積累、共享、傳承、分析、挖掘的全生命周期數(shù)字化管理，為企業(yè)積累數(shù)據(jù)資產(chǎn)提供有力的智力支持。
湖北聯(lián)投公司信息化“十四五”發(fā)展規(guī)劃綱要[3]（簡稱“綱要”）中指出，依托國資云底座，參照《檔案法》和《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，按照“資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)、確保安全”的原則，梳理檔案管理規(guī)范，連接協(xié)同辦公等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)建立安全管理制度，配備必要的安全軟硬件設(shè)施，建立災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)急機(jī)制，推動(dòng)電子文檔收、管、存、用的集約化、共享化、規(guī)范化、安全化管理，最大限度的提升集團(tuán)檔案管理工作效能，為企業(yè)發(fā)展提供可靠助力。
為滿足要求，建設(shè)湖北聯(lián)投文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目，急需解決如下兩層面相關(guān)問題：
（一）規(guī)劃設(shè)計(jì)層面
湖北聯(lián)投在文檔管理協(xié)同的規(guī)劃層面存在一定欠缺。鑒于湖北聯(lián)投規(guī)模龐大、旗下子公司眾多，各公司在文檔管理體系構(gòu)建上呈現(xiàn)出明顯的獨(dú)立性與分散性特征。
具體而言，各公司均擁有獨(dú)立的文件系統(tǒng)與協(xié)同工具，缺乏集團(tuán)層面的統(tǒng)籌規(guī)劃與統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。制約了集團(tuán)整體運(yùn)營效率的提升與協(xié)同效應(yīng)的發(fā)揮。
此外，盡管集團(tuán)已初步構(gòu)建檔案管理體系框架，并制定“三合一”等檔案管理制度與規(guī)范，但在實(shí)際執(zhí)行過程中，各單位檔案具體工作標(biāo)準(zhǔn)與管理執(zhí)行方式存在顯著差異。難以通過檔案資料共享整合，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)對(duì)集團(tuán)決策的支持作用。
（二）專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)層面
當(dāng)前，湖北聯(lián)投在檔案收集、存儲(chǔ)及管理環(huán)節(jié)上信息化手段上存在一定不足，難以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全生命周期的有效管理。
具體而言，例如在檔案收集環(huán)節(jié)，當(dāng)前檔案收集仍以手工填報(bào)為主。隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大、文檔數(shù)量急劇增加的背景下，傳統(tǒng)的手工管檔模式已難以適應(yīng)實(shí)際需求。從手工管檔向功能管檔的轉(zhuǎn)型升級(jí)迫在眉睫。在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，現(xiàn)有檔案管理在存儲(chǔ)方式上仍以實(shí)體存放為主。存在易損壞、易丟失等風(fēng)險(xiǎn)。此外在檔案管理環(huán)節(jié)，目前檔案管理主要側(cè)重于文檔的簡單存儲(chǔ)與查詢，對(duì)檔案信息的深度開發(fā)與利用不足。通過強(qiáng)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)沉淀，構(gòu)建知識(shí)管理版圖，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)數(shù)據(jù)與知識(shí)的統(tǒng)籌管理，對(duì)于提升集團(tuán)核心競爭力具有重要意義。
與此同時(shí)，在系統(tǒng)上線后，還應(yīng)當(dāng)重視對(duì)系統(tǒng)用戶使用反饋的收集，建立有效的反饋收集機(jī)制與渠道，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)的數(shù)智融合閉環(huán)反饋評(píng)價(jià)體系，充分釋放檔案信息化系統(tǒng)在提升檔案管理質(zhì)量與效率方面的潛在效能，推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化與智能化發(fā)展。
建設(shè)目標(biāo)
湖北聯(lián)投文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目以全力打造國內(nèi)領(lǐng)先的具有聯(lián)投特色的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范標(biāo)桿為目標(biāo)，緊密契合“數(shù)字聯(lián)投”發(fā)展戰(zhàn)略，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中的重要支撐作用。
具體圍繞三個(gè)“一”展開：
1.搭建統(tǒng)一平臺(tái)：搭建湖北聯(lián)投統(tǒng)一的電子文件和檔案的匯集、管理、交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化與規(guī)范化。
2.形成一套檔案數(shù)字資源體系：形成一套融合、共享、安全的文件檔案數(shù)字資源體系，保障檔案資源的高效利用與安全存儲(chǔ)。
3.建設(shè)一個(gè)管理體系：建設(shè)一個(gè)建管運(yùn)營一體化、全生命周期管理、符合湖北省省級(jí)示范數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)的管理體系，推動(dòng)檔案管理工作全面升級(jí)。
建設(shè)實(shí)踐
（一）頂層設(shè)計(jì)
湖北聯(lián)投文件檔案一體化項(xiàng)目以國家《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》和《湖北省數(shù)字檔案室系統(tǒng)測評(píng)指標(biāo)表》為建設(shè)依據(jù)，致力于構(gòu)建“人人歸檔、事事進(jìn)檔、件件可享”的文檔檔案一體化管理模式，打造平臺(tái)統(tǒng)一、建設(shè)集中、數(shù)據(jù)互聯(lián)、業(yè)務(wù)協(xié)同、智能利用的數(shù)字檔案室管理平臺(tái)。
圖1 項(xiàng)目建設(shè)藍(lán)圖
（二）平臺(tái)建設(shè)
平臺(tái)建設(shè)圍繞打造檔案管理信息化底座展開，包含文檔管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兩大模塊。
文檔管理系統(tǒng)建立了文檔統(tǒng)一管理平臺(tái)，通過企業(yè)微信集成多源數(shù)據(jù)接入、信息共享協(xié)同編輯核心功能開發(fā)、統(tǒng)一存儲(chǔ)高效檢索等資源庫服務(wù)和元數(shù)據(jù)提取文件關(guān)聯(lián)分析等智能一體化管理，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的壁壘，同時(shí)融合大模型能力，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一存儲(chǔ)和統(tǒng)一文檔數(shù)據(jù)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范文檔數(shù)據(jù)的管理。
圖2 文檔管理系統(tǒng)架構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，基于內(nèi)容管理平臺(tái)底層架構(gòu)設(shè)計(jì)，將電子文檔收集前置打通到檔案管理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)從多模態(tài)電子文檔智能歸檔到電子檔案“收、管、存、用”的全生命周期管理。
圖3 檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)
（三）落地實(shí)際應(yīng)用
通過合理的頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，所構(gòu)建的實(shí)際平臺(tái)應(yīng)用，保證了檔案管理全流程高效運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理系統(tǒng)軟件將針對(duì)海量電子檔案的數(shù)據(jù)信息管理，開發(fā)統(tǒng)一、高效的一體化平臺(tái)軟件與UI界面，通過文檔數(shù)據(jù)挖掘、信息化管理、數(shù)據(jù)庫資源有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)界面、檔案處理、操作日志、在線檢索等模塊高效集成，提升檔案管理相關(guān)流程的運(yùn)行效率。
圖4 湖北聯(lián)投檔案管理系統(tǒng)界面
此外根據(jù)湖北聯(lián)投業(yè)務(wù)流程與檔案數(shù)據(jù)信息特點(diǎn)，制定完善的檔案全生命周期管理流程，實(shí)現(xiàn)從前端業(yè)務(wù)文檔提交收集，到審核歸檔入庫、檢索利用、和鑒定銷毀的全流程信息化管理（如圖5）。
圖5 檔案全生命周期管理流程
檔案管理前端業(yè)務(wù)包括：在線移交與批量導(dǎo)入。貫徹前端控制的管理理念，將文件關(guān)聯(lián)、電子文件格式轉(zhuǎn)換等功能前置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與OA系統(tǒng)等業(yè)務(wù)流程的整合，進(jìn)一步推動(dòng)了文檔一體化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了電子文件規(guī)范化歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化操作、完整性存儲(chǔ)。
檔案在線移交功能實(shí)現(xiàn)了文檔到檔案的一鍵移交，各部門兼職管理員可對(duì)整理的檔案進(jìn)行批量在線移交，并在移交時(shí)進(jìn)行在線審批流程，提升檔案管理的便捷性與規(guī)范性。
檔案批量提交確保各個(gè)部門檔案管理員可對(duì)整理的檔案進(jìn)行批量提交，對(duì)文件、文件夾，文件類型、大小無限制，提高檔案提交便捷性。
審核歸檔入庫和檢所利用是檔案信息化管理的核心，根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的電子文件歸檔要求，湖北聯(lián)投重新梳理制定了統(tǒng)一的電子文件數(shù)據(jù)處置和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及工作流程，打破“線下”傳統(tǒng)工作思維，充分利用信息化手段，主要流程包括：檔案預(yù)歸檔管理、在線審核、檔案線上整理和檢索利用等業(yè)務(wù)功能模塊。
檔案預(yù)歸檔管理實(shí)現(xiàn)了從文檔系統(tǒng)、OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件在線預(yù)歸檔，權(quán)限設(shè)置與數(shù)據(jù)備份保障信息安全。兼職管理員可線上直接審核歸檔到檔案系統(tǒng)，每年預(yù)估可節(jié)約2.5萬數(shù)字化加工費(fèi)用，有效降低管理成本。
檔案整理功能將線下人工檔案整理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上整理，遠(yuǎn)程訪問方便用戶，提高檔案利用率。兼職檔案管理員可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行批量操作，大幅節(jié)約額外人工成本，提高整理效率。
檔案數(shù)字化錄入檢索功能提升了檔案檢索效率，幾秒即可定位檔案，支持全文檢索、OCR識(shí)別、標(biāo)簽檢索、元數(shù)據(jù)檢索、模糊檢索等多種檢索方式，集團(tuán)員工可進(jìn)行數(shù)字化信息高效查詢與共享利用，顯著提高檔案查詢效率。
圖6 支持多種檢索方式
（四）數(shù)智融合閉環(huán)反饋評(píng)價(jià)體系
采用機(jī)器學(xué)習(xí)算法，建立“特征提取-性能預(yù)測-評(píng)估分析”的評(píng)價(jià)體系，進(jìn)行檔案一體化平臺(tái)的智能評(píng)價(jià)分析，從而實(shí)現(xiàn)平臺(tái)的數(shù)智融合閉環(huán)反饋評(píng)價(jià)。為確保機(jī)器學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)體系獲取信息的完整性與深度，將針對(duì)與檔案管理系統(tǒng)存在緊密關(guān)聯(lián)的多元人群開展問卷調(diào)查工作。共設(shè)計(jì)并發(fā)放問卷 300 份，問卷發(fā)放對(duì)象涵蓋系統(tǒng)使用、管理、開發(fā)等多個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域人群。具體的問卷分發(fā)人群及數(shù)量統(tǒng)計(jì)結(jié)果如表1所示。
表1 問卷統(tǒng)計(jì)
為科學(xué)、客觀地評(píng)估檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)系統(tǒng)功能、用戶體驗(yàn)等方面表現(xiàn)設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，滿分為100分。評(píng)定規(guī)則為：總分≥90：系統(tǒng)功能全面，用戶體驗(yàn)優(yōu)異，建議推廣使用；75≤總分<90：功能基本達(dá)標(biāo)，需優(yōu)化部分模塊（如檢索速度、權(quán)限細(xì)粒度）；60≤總分<75：功能存在明顯缺陷，需重點(diǎn)改進(jìn)核心模塊（如歸檔分類、協(xié)同管理）；總分<60：系統(tǒng)不達(dá)標(biāo)，建議重新設(shè)計(jì)或更換方案。通過此評(píng)分體系，可量化評(píng)估檔案管理系統(tǒng)的成熟度與實(shí)用性，為檔案管理工作改進(jìn)方向提供明確依據(jù)。
根據(jù)用戶意見對(duì)檔案一體化平臺(tái)形成了26項(xiàng)核心評(píng)價(jià)指標(biāo)，包括S4文檔提交等待時(shí)間、S7大模型分類歸檔等待時(shí)間、S9大模型分類歸檔準(zhǔn)確性等5項(xiàng)定量評(píng)價(jià)指標(biāo)。這些二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)圍繞系統(tǒng)功能完整性、操作便捷性、數(shù)據(jù)安全性、運(yùn)行穩(wěn)定性等維度展開，全面且細(xì)致地反映了用戶對(duì)系統(tǒng)的價(jià)值判斷與使用期待，為系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)提供了詳實(shí)的量化依據(jù)。具體二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)如表2所示。
表2 二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)定義表
湖北聯(lián)投檔案一體化平臺(tái)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)繁多，將采用機(jī)器學(xué)習(xí)特征提取，自動(dòng)挖掘檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)中的關(guān)鍵特征，快速處理復(fù)雜數(shù)據(jù)，精準(zhǔn)確定不同特征的權(quán)重，進(jìn)而對(duì)一體化平臺(tái)進(jìn)行最終打分，為平臺(tái)的持續(xù)改進(jìn)和高效運(yùn)行提供有力支持。依據(jù)構(gòu)建的檔案管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，將評(píng)價(jià)因素集分為兩個(gè)層次，分別是準(zhǔn)則層和評(píng)價(jià)層指標(biāo)集，即對(duì)應(yīng)4個(gè)一級(jí)指標(biāo)和26個(gè)二級(jí)指標(biāo)；通過三種不同的特征提取方法對(duì)這26個(gè)二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行權(quán)重的特征提取，三種特征提取的方法為主成分分析（PCA）、獨(dú)立成分分析（ICA）、線性判別分析（LDA），通過三種特征提取方法進(jìn)行權(quán)重評(píng)價(jià)指標(biāo)的分配。
圖7 LDA特征提取評(píng)價(jià)指標(biāo)圖
在對(duì)一體化平臺(tái)打分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行特征提取時(shí)，PCA、ICA和LDA均提取出10個(gè)特征維度。其中，而LDA提取的10個(gè)特征代表的數(shù)據(jù)比例高達(dá)90%，能更全面地反映整體評(píng)分細(xì)節(jié)。如圖9所示，LDA特征提取顯示，S4管理員在線審核（重要度為0.125）、S9大模型分類設(shè)計(jì)（重要度為0.112）、S16結(jié)構(gòu)化權(quán)限配置（重要度為0.134）和S21全文檢索能力（重要度為0.105）在系統(tǒng)評(píng)分中權(quán)重顯著。其中，管理員在線審核可保障檔案質(zhì)量與安全，提升用戶信任；大模型分類設(shè)計(jì)憑借算法優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)分類，提升歸檔準(zhǔn)確性；結(jié)構(gòu)化權(quán)限配置通過精細(xì)化權(quán)限劃分，既能保護(hù)信息安全與隱私，又能規(guī)范管理流程，維護(hù)檔案真實(shí)性；全文檢索能力直接影響用戶在檔案信息檢索的準(zhǔn)確性和等待時(shí)間，大幅提高檢索效率。四者從不同維度滿足檔案管理核心需求，因而在系統(tǒng)評(píng)價(jià)中占據(jù)關(guān)鍵地位。此外，S1辦公系統(tǒng)/PC端等多源文檔導(dǎo)入、S2多類文檔導(dǎo)入、S18線上協(xié)同編輯等也屬于用戶較關(guān)注特征。最終分析結(jié)果可得，10個(gè)高權(quán)重評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)具有決定性作用；而低權(quán)重評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重較低，對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)評(píng)價(jià)影響很小?；谏鲜鼋Y(jié)論，后續(xù)將選取10個(gè)關(guān)鍵高權(quán)重二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)，運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法開展文檔檔案一體化平臺(tái)的預(yù)測與評(píng)價(jià)工作，以期構(gòu)建更精準(zhǔn)、高效的評(píng)價(jià)模型。
進(jìn)一步對(duì)規(guī)?；脩魷y試評(píng)分與人數(shù)分布情況統(tǒng)計(jì)，如圖8所示。結(jié)果顯示，有83%的人員為該檔案管理系統(tǒng)打出了90分以上的高分，這充分彰顯出該系統(tǒng)在功能完整性、操作便捷性、數(shù)據(jù)安全性以及運(yùn)行穩(wěn)定性等諸多方面表現(xiàn)卓越，得到了絕大多數(shù)使用者的高度認(rèn)可。而有17%的人員打分區(qū)間處于80 - 90分之間，這可能是由于部分用戶對(duì)系統(tǒng)某些特定功能，如大模型精準(zhǔn)分類、權(quán)限設(shè)置的靈活性等方面存在更高期望，致使他們給出相對(duì)略低的評(píng)分。總體而言，湖北聯(lián)投集團(tuán)文檔檔案一體化平臺(tái)整體表現(xiàn)較好，但仍存在一定的優(yōu)化空間，后續(xù)可基于所建立機(jī)器學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)體系對(duì)評(píng)價(jià)特征權(quán)重的分析，進(jìn)一步完善平臺(tái)功能，提升用戶體驗(yàn)。
圖8 評(píng)價(jià)區(qū)間的人數(shù)分布情況
實(shí)踐價(jià)值
湖北聯(lián)投通過“一主引領(lǐng)、兩翼驅(qū)動(dòng)、全域協(xié)同”新基建產(chǎn)業(yè)格局，全面推進(jìn)文件檔案治理體系、資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，強(qiáng)化文件檔案信息化科技和人才支撐，并通過多維賦能，激活檔案數(shù)據(jù)要素價(jià)值，提升文件檔案在公司發(fā)展中的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性地位和作用。
項(xiàng)目建設(shè)價(jià)值主要體現(xiàn)在以下六個(gè)方面：
(1) 標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。數(shù)字化文件檔案平臺(tái)建設(shè)，采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范保障平臺(tái)數(shù)據(jù)信息格式的一致性，便于建設(shè)開放、互聯(lián)的檔案信息平臺(tái)，完善檔案管理體系機(jī)制，落實(shí)湖北聯(lián)投“十四五”規(guī)劃實(shí)施，健全標(biāo)準(zhǔn)制度體系，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)，通過湖北省示范數(shù)字檔案室測評(píng)，確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
(2)資源匯聚，強(qiáng)化檔案信息支撐力依托文件檔案一體化平臺(tái)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)對(duì)湖北聯(lián)投系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文檔前端控制和文檔檔案一體化管理，加強(qiáng)歸檔效率，拓寬建檔領(lǐng)域，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目文檔管理，豐富檔案資源，為企業(yè)提供全面、系統(tǒng)的檔案信息支撐。
(3)深度挖掘，提升檔案利用新效能深入開發(fā)信息資源，講好聯(lián)投故事，加強(qiáng)宣傳，開展利用效果評(píng)估，提升檔案利用效能，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)決策、管理、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)中的重要作用。
(4)安全護(hù)航，筑牢檔案數(shù)據(jù)防護(hù)墻健全安全應(yīng)急機(jī)制，強(qiáng)化信息化安全管理，建立災(zāi)備機(jī)制，推進(jìn)異地異質(zhì)備份，構(gòu)建全方位安全保障體系，確保檔案數(shù)據(jù)安全。
(5)技術(shù)融合，深化檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)平臺(tái)全集團(tuán)覆蓋，完善信息化管理規(guī)范，開展數(shù)字治理，提升檔案管理信息化水平，推動(dòng)檔案事業(yè)與信息技術(shù)深度融合。
(6)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，培育檔案人才新力量推動(dòng)科技創(chuàng)新，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)發(fā)展注入新動(dòng)力，提升檔案管理整體水平。
未來展望
未來將在湖北聯(lián)投集團(tuán)下屬多家分支公司全面推廣檔案系統(tǒng)，以點(diǎn)帶面，推進(jìn)分支機(jī)構(gòu)檔案系統(tǒng)推廣，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從分散式向集中式轉(zhuǎn)變。將進(jìn)一步強(qiáng)化湖北聯(lián)投對(duì)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)范與管理，確保各級(jí)企業(yè)檔案工作的一致性和協(xié)同性。通過制定完善制度規(guī)范、統(tǒng)一管理流程與方法、加強(qiáng)檔案工作人員專業(yè)能力培養(yǎng)，逐步開展室藏檔案鑒定清理工作，建立全過程管理體系，持續(xù)強(qiáng)化傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工與數(shù)字資源建設(shè)，全面提升檔案信息化水平，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的綜合實(shí)力。
此外，湖北聯(lián)投集團(tuán)將依托RAG、嵌入式模型等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)接并微調(diào)訓(xùn)練大模型，實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化升級(jí)。將開發(fā)企業(yè)專屬AI大模型，力圖涵蓋多內(nèi)容庫大模型、多知識(shí)庫大模型等不同場景領(lǐng)域的大模型，全面賦能企業(yè)檔案管理智能應(yīng)用場景，進(jìn)一步提升檔案管理智能化水平，推動(dòng)檔案管理工作邁向更高臺(tái)階。
結(jié)束語
通過文件檔案一體化平臺(tái)建設(shè)，湖北聯(lián)投有效提升了檔案管理效能，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了有力支持，也為其他企業(yè)在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。展望未來，站在技術(shù)革新的潮頭，隨著人工智能等前沿技術(shù)的迭代升級(jí)，數(shù)字檔案管理正邁向更智能、更高效的發(fā)展階段。
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